KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI

MT GLOBAL KOZMETİK SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (“IKORE” veya “Şirket”) olarak, kişisel verilerinizin gizliliği ve güvenliği en önemli önceliklerimiz arasındadır. Bu kapsamda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesinden doğan aydınlatma yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla kişisel verileriniz hakkında sizleri bilgilendirmek isteriz. Kişisel veri, kimliğinizi belirli ya da belirlenebilir kılan her türlü bilgi anlamına gelmektedir. Şirket tarafından işlenen kişisel verileriniz, bunların işlenme amaçları, aktarılabileceği alıcı grupları, toplanma yöntemi, hukuki sebebi ve söz konusu kişisel verilere ilişkin haklarınız aşağıda yer almaktadır.

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın 20. maddesinin 3. fıkrasına göre, “Herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bu hak; kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsar. Kişisel veriler, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilir…”

Kişisel verilerin korunması hakkı temel insan hakkı olarak Avrupa Birliği Temel Haklar Bildirgesi’nin 8. ve Avrupa Birliği’nin İşleyişi Hakkında Antlaşma’nın 16. maddelerinde de yerini almıştır.

KVKK’nın 4. maddesi, kişisel verilerin işlenmesi için uyulması gereken temel ilkeleri listelemektedir. Söz konusu ilkeler, MT GLOBAL KOZMETİK SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından gerçekleştirilen tüm kişisel veri işleme faaliyetleri kapsamında dikkate alınmakta ve titizlikle uygulanmaktadır. Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Şirket tarafından işlenmektedir. Şirketin veri işleme süreçlerinde takip ettiği temel ilkeler şu şekildedir:

Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme: Şirket, kişisel verilerin işlenmesi ve korunması yükümlülüğünü yerine getirirken hukukun genel ilkelerine ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir.

Kişisel Verileri Doğru ve Güncel İşleme: Şirket, kişisel verilerin bireyler hakkında doğru ve güncel bilgileri sağlamasının, bireylerin haklarının korunması için büyük önem taşıdığının bilincindedir. İşlenmekte olan kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak adına kendisinden beklenecek azami özeni göstermektedir.

Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla Kişisel Veri İşleme: KVKK, veri işleme faaliyetlerinin belirli, açık ve meşru amaçlarla yürütülmesini gerektirmektedir. Şirket de bu ilke çerçevesinde faaliyetlerinin gerektirdiği belirli, açık ve meşru amaçlarla kişisel veri işleme faaliyetleri yürütmektedir.

İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü İşleme: Şirket, kişisel verileri yürüttüğü faaliyetler kapsamında belirlenen amaçları gerçekleştirmesine yetecek sınırlar dahilinde işlemektedir. Şirket, ihtiyaç olmayan kişisel verileri işlemekten kaçınarak sınırlı ve ölçülü olmak prensibine uygun hareket etmektedir.

İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendiği Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme: Şirket tarafından işlenmekte olan kişisel veriler, kişisel veri işleme şartlarının ortadan kalkmasına kadar geçecek süre boyunca muhafaza edilmektedir. Söz konusu amaçlar ortadan kalktığında, Şirket tarafından ilgili kişisel verilerin muhafaza edilmesi işlemleri sonlandırılacaktır. Şirket, bütün veri işleme süreçlerine ilişkin şeffaf biçimde tüm ilgili tarafları gerekli dokümanlarla bilgilendirmektedir.

GİRİŞ

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, gerçek kişilere ait kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyulması gerekli usul ve esasları düzenlemek maksadıyla 7 Nisan 2016 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanmıştır.

1. POLİTİKANIN AMACI

Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası (“Politika”), yürütülen faaliyetler esnasında işlenecek kişisel verilerin mevzuata uygun olarak işlenmesinin disiplin altına alınması ve Anayasa’da öngörülen başta özel hayatın gizliliği olmak üzere temel hak ve özgürlüklerin korunması amaçlanarak hazırlanmıştır.

İşbu Politika hazırlanırken, Şirket organizasyonu içindeki çalışma birimlerinin hangi verileri neden topladıklarının ve bu verileri neden üçüncü kişilere aktardıklarının belirlenmesi ile Şirket’in kişisel veri işleme usulünün anlaşılması temel ilke olarak benimsenmiştir. Ayrıca bu Politika ile Şirket organizasyonu içinde ve dışında veri gizliliğinin korunması için alınacak idari ve teknik tedbirlerin belirlenmesi, bu tedbirlerin açıklanması ve verileri işlenen bireylerin bilgilendirilmesi hedeflenmektedir.

2. POLİTİKANIN KAPSAMI

Politika kapsamına, Şirket faaliyetleri sebebiyle doğrudan veya dolaylı olarak verileri işlenen tüm gerçek kişiler girmektedir.

İşbu Politika kapsamında, Şirket organizasyonunda yer alan işlem ve faaliyetler çerçevesinde işlenen veriler, verilerin kategorizasyonu, veri alıcı grupları, veri toplamanın hukuki sebebi ve yöntemi, verilerin aktarıldığı üçüncü kişi grupları, verilerin işleme süreleri ve imha süreleri hakkında bilgilere yer verilmiştir.

3. TANIMLAR

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.

Çerez (Cookie): Kullanıcıların bilgisayarlarına yahut mobil cihazlarına kaydedilen ve ziyaret ettikleri web sayfalarındaki tercihleri ve diğer bilgileri depolamaya yardımcı olan küçük dosyalardır.

İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

İrtibat Kişisi: Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişiler ile Türkiye’de yerleşik olmayan tüzel kişi veri sorumlusu temsilcisinin KVKK ve bu Kanuna dayalı olarak çıkarılacak ikincil düzenlemeler kapsamındaki yükümlülükleriyle ilgili olarak, Kurum ile kurulacak iletişim için veri sorumlusu tarafından Sicile kayıt esnasında bildirilen gerçek kişi.

KVKK: 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.

Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.

Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Periyodik İmha: Kişisel verilerin işlenmesi için aranan şartların tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Politika: Veri sorumlusu tarafından oluşturulan kişisel verilerin işlenmesi ve korunması politikası.

VERBİS: Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, kişisel veri işlemeye başlamadan önce kaydolmaları gereken ve işlemekte oldukları kişisel verilerle ilgili kategorik bazda bilgi girişi yapacakları kayıt sistemi (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi).

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Veri Sahibi / İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.

4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI, İŞLEDİĞİMİZ KİŞİSEL VERİLERİNİZ, TOPLANMA YÖNTEMLERİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ

İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde düzenlenen kişisel verilerin işlenme şartlarına uygun bir biçimde, Şirket esas sözleşmesinde gösterilen amaçları gerçekleştirmek için kullanılacaktır. İşleme amaçları şunlardır:

1. Müşteri kaydınızın yapılması, ürün ve hizmetlerimizin sağlanması, siparişlerin tamamlanması, talep, şikâyet ve önerilerinizin değerlendirilmesi,
2. Tarafımızla paylaştığınız iletişim kanallarınız üzerinden Şirketimiz ve faaliyetlerinin tanıtımı, onayınız varsa kampanya, indirim, promosyon, teklif, etkinlik, çekiliş, yarışma ve fırsat faaliyetlerinin tarafınıza bildirilmesi amacıyla iletişime geçilmesi,
3. Şirket tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin beğenilerinize göre hizmetinize sunulabilmesi, talep ve şikâyetlerin takibi, sunulan ürün ve hizmetlerin temin edilmesi, muhasebe işlemlerinin yürütülmesi,
4. Kişisel verilerinizin hukuki, ticari ve teknik güvenliğinin temini için gerekli altyapının oluşturulması, lojistik ve kargo faaliyetlerinin yürütülmesi, teslimat sürecinin takibinin yapılması,
5. Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli makamlara kanunlarda gösterilen hallerde usule uygun yapılan başvurularda bilgi ve belge temini,
6. Şirketteki organizasyon ve etkinlik (seminer, konferans, toplantı, eğitim, sempozyum vb.) yönetimi süreçlerinin işlerliğinin sağlanarak kamuoyuna duyurulması, Şirketin kamuoyunda bilinirliğinin sağlanması ve güncelliğinin korunabilmesi için internet sitesi ve sosyal medya hesaplarının güncel verilerle sürekliliğinin sağlanması, tanıtım ve reklam süreçlerinin yönetilmesi,
7. Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülebilmesi ve yıllık faaliyet raporlarının oluşturulabilmesi amacıyla mevzuatta gösterilen usullerle arşiv tutulması,
8. Verilerin anonim hale getirilerek araştırma amacıyla istatistiki faaliyetlerde kullanılabilmesi.

İşlediğimiz Kişisel Verileriniz

Kimlik Bilgileri: Adınız, soyadınız, T.C. kimlik numaranız, anne adı, baba adı, doğum yeri ve tarihi, cinsiyet ve Şirket’e tarafınızca açık rızanız dahilinde temin edilen sair bilgiler.

İletişim Bilgileri: İkamet adresiniz, işyeri adresiniz, telefon numaranız, e-posta adresiniz, KEP adresiniz ile varsa Şirket’e tarafınızla iletişim kurulması için tercih ettiğinizi bildirdiğiniz cep telefonu numaranız, faks numaranız veya size ulaşabilmemiz için rızanız ile temin etmiş olduğunuz diğer iletişim kanallarına ilişkin bilgileriniz.

Görsel/İşitsel Bilgiler: Şirket’in düzenlediği konferans, seminer, sergi ve benzeri etkinliklerde etkinliği tanıtmak, duyurmak ve yaygınlaşmasını sağlamak gibi amaçlarla etkinliğin gerçekleştiği yerin ve katılanların durağan veya akan görüntüleri ve/veya sesleri.

Söz konusu etkinliklerde elde edilen görsel/işitsel bilgiler, Şirket faaliyetlerini aşmayacak ve etkinliğin amacı ile sınırlı olacak şekilde Şirket’in internet sitesinde, Şirket tarafından kullanılan sosyal paylaşım platformlarında ve Şirket tarafından basılan eserlerde kullanılabilecek, Şirket’in izniyle ve kontrolü altında basılmak/yayımlanmak üzere üçüncü kişilere (basımevi, yayıncı, kurum, kuruluş vb.) gönderilebilecektir. İlgili görsel/işitsel kişisel veriler kullanılmadan önce katılımcılara ayrıca bilgilendirme yapılarak açık rızaları alınacaktır.

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemleri

Kişisel verileriniz; üye kayıt formu, internet üzerinden doldurulan kayıt/başvuru formları, alındı ve harcama belgeleri, etkinliklerde kullanılan görüntü ve ses kayıt cihazları ile www.ikore.com.tr internet sitesi ve Şirket’e ait info@ikore.com.tr e-posta adresine kişisel veri gönderilmesi durumunda söz konusu iletişim kanalları vasıtasıyla toplanmaktadır. Kişisel veriler, fiziken evrak gönderilmesi veya Şirket’in sağladığı bir evrakın fiziken doldurulması suretiyle de toplanmaktadır.

Kişisel verileriniz ayrıca otomatik yollarla www.ikore.com.tr adresinde kullanılan çerezler (cookie) vasıtasıyla da toplanmaktadır. Zorunlu çerezler Site’nin çalışabilmesi için kullanılmakta olup, zorunlu olmayan çerezler (tercih, analiz, sosyal medya ve reklam çerezleri) yalnızca açık rızanız bulunması halinde kullanılmaktadır. Çerez politikamıza www.ikore.com.tr adresinden ulaşabilirsiniz.

Kişisel Veri İşlemenin Hukuki Sebepleri

KVKK, kişisel verilerin işlenme şartlarını 5. maddesinin 2. fıkrasında listelemektedir. Bir veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin işlenme amaçları KVKK’da listelenmiş olan kişisel veri işleme şartları çerçevesinde değerlendirilebiliyorsa, o veri sorumlusu kişisel verileri hukuka uygun olarak işleyebilmektedir. Bu kapsamda Şirket faaliyetinin KVKK’da düzenlenen kişisel veri işleme şartları kapsamında değerlendirilebildiği durumlarda Şirket tarafından kişisel veri işleme faaliyetleri gerçekleştirilmektedir. Şirket, kişisel veri işleme şartları kapsamına girmeyen herhangi bir kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmamaktadır.

KVKK’da yer alan kişisel veri işleme şartları şunlardır:

• İlgili kişinin açık rızasının bulunması,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi kural olarak yasaktır ve Şirket temelde özel nitelikli kişisel veri işleme amacı gütmemektedir. Ancak faaliyetimiz gereği işlememiz gereken veya açık rızanız ile onay verdiğiniz özel nitelikli kişisel verileriniz, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemler alınarak mevzuat dahilinde ölçülü olarak işlenmektedir.

7499 sayılı Kanun ile değişik KVKK’nın 6. maddesinin 3. fıkrası uyarınca özel nitelikli kişisel veriler, aşağıdaki hallerden birinin varlığı halinde işlenebilir:

• İlgili kişinin açık rızasının olması,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• İlgili kişinin alenileştirdiği kişisel verilere ilişkin olması ve alenileştirme iradesine uygun olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi,
• İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması,
• Siyasi, felsefi, dini veya sendikal amaçlarla kurulan vakıf, dernek ve diğer kâr amacı gütmeyen kuruluş ya da oluşumların, tabi oldukları mevzuata ve amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla; mevcut veya eski üyelerine ve mensuplarına veyahut bu kuruluş ve oluşumlarla düzenli olarak temasta olan kişilere yönelik olması.

5. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARIMI

Yurt içi aktarım: KVKK’nın 8/2-a ve b maddesi gereğince kişisel verilerin KVKK 5/2 ve 6/3 maddeleri kapsamında işlenmesi halinde açık rıza alınmaksızın yurt içinde aktarılması mümkündür. Şirket tarafından ilgili hükümler gözetilerek üçüncü kişilere aktarım yapılmakta olup, söz konusu hükümler kapsamına girilmemesi halinde ilgili kişilerin açık rızasına başvurulmaktadır.

Kişisel verileriniz bu Politikada gösterilen amaçlar için ve buradaki vasıtalarla; yetkili kamu kurum ve kuruluşları, yargı mercileri, infaz mercileri, emniyet birimleri ile sözleşmeli ürün ve/veya hizmet alınan tedarikçiler, iş ortakları ve hissedarlar ile paylaşılmaktadır.

Yurt dışı aktarım: Şirket’in internet sitesi, e-posta, bulut depolama ve benzeri bilişim hizmetlerini aldığı tedarikçilerin sunucularının yurt dışında bulunması halinde kişisel verileriniz yurt dışına aktarılabilmektedir. Bu aktarımlar, 7499 sayılı Kanun ile değişik KVKK’nın 9. maddesine uygun olarak yapılmaktadır. Buna göre kişisel veriler, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlardan birinin varlığı halinde;

• Aktarımın yapılacağı ülke, uluslararası kuruluş veya ülke içerisindeki sektörler hakkında Kurul tarafından yeterlilik kararı bulunması halinde yurt dışına aktarılabilir.
• Yeterlilik kararının bulunmaması halinde ise ilgili kişinin aktarımın yapılacağı ülkede de haklarını kullanma ve etkili kanun yollarına başvurma imkânının bulunması kaydıyla; Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşmenin taraflarca imzalanması ve imza tarihinden itibaren 5 iş günü içinde Kurum’a bildirilmesi, Kurul onaylı bağlayıcı şirket kurallarının bulunması veya Kurul izniyle yeterli korumayı sağlayan yazılı bir taahhütname düzenlenmesi gibi uygun güvencelerden biri sağlanarak aktarım yapılabilir.
• Yeterlilik kararının ve uygun güvencelerin bulunmaması halinde, arızi olmak kaydıyla ve KVKK’nın 9. maddesinin 6. fıkrasında sayılan hallerde (ilgili kişinin olası riskler hakkında bilgilendirilerek açık rıza vermesi, aktarımın ilgili kişi ile Şirket arasındaki bir sözleşmenin ifası için zorunlu olması gibi) aktarım yapılabilir.

Şirket amaçlarını ilgilendirmeyen hiçbir veri aktarımı yapılmamaktadır. Bu belirlemenin istisnası, söz konusu veriye ilişkin aktarımın mevzuat ile zorunlu kılınması, bir suç soruşturması için mecburi olması veya resmî bir makamca mevzuata dayalı olarak ve gerekçesi gösterilerek talep edilmesidir.

6. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

KVKK kapsamında ilgili kişi;

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Kişisel verilerinin imhası veya düzeltilmesine ilişkin işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde bu zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

Haklarınızı Nasıl Kullanabilirsiniz?

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. maddesinde belirtilen şartlara uygun düzenlenmiş dilekçeyle info@ikore.com.tr adresi üzerinden veya fiziki olarak “Cevizlidere Mah. 1243 Sk. Kezban Candaş Apt. No: 1 İç Kapı No: 4 Çankaya/Ankara” adresine kargo/posta vasıtasıyla gönderebilirsiniz.

Talebinizi yukarıda gösterilen yöntemlerden birisini kullanarak tarafımıza iletmeniz durumunda, KVKK’nın 13/2 maddesi gereğince talebiniz en geç 30 gün içinde değerlendirilecek ve tarafınıza konuyla ilgili bilgi verilecektir. Talebiniz kabul edilirse gerekli işlemler derhal veri sorumlusu Şirket tarafından yerine getirilecektir.

Talepler kural olarak ücretsiz karşılanır. Ancak talebin gereğini yerine getirmek masraf gerektiriyorsa, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 7. maddesinde öngörülen “İlgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde veri sorumlusu tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.” hükmü gereğince Şirket tarafından ücret istenebilecektir.

Veri sahipleri tarafından yapılan başvuruların yanıtlanması amacıyla Şirket tarafından başvurucunun kimliğinin doğrulanması, ilgisiz kişilere bir başka kişinin kişisel verilerinin hukuka aykırı olarak iletilmesinin önüne geçilmesi ve başvurucu talebinin netleştirilmesi amacıyla ek bilgi ve belge talep edilebilecektir. Söz konusu bilgi ve belgelerin paylaşılmaması halinde veri sahibinin başvurusu cevaplanamayabilecektir.

Başvurunun kimlik sahibi ve/veya yetkili kişi tarafından yapılmış olduğunun teyit edilmesi ciddi önem taşımaktadır. Amaç kişisel verilerin korunması iken, kimlik doğrulamasının yapılamamasından ötürü üçüncü kişilere kişisel verilerin verilmesi ve KVKK’nın 11. maddesinde izah edilen haklar dahilinde işlem yapılması, ilgili kişinin korunması gereken menfaatini zedeleyecektir. Bu nedenle kimlik doğrulama işlemleri bakımından hassasiyetimizi anlayışla karşılayacağınızı ve Şirketimize yardımcı olacağınızı temenni etmekteyiz.

Şirket, talepleri en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırır. Değerlendirme sonucu yazılı olarak veya elektronik ortamda ilgiliye bildirilir ve talebin kabulü halinde KVKK’ya uygun şekilde gereği yapılır.

İlgili kişilerin başvurularının reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde ilgili kişi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 gün içinde ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde KVKK’nın 14. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilir.

7. KİŞİSEL VERİLERİN VE ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE KANUNİ İSTİSNALAR VE AÇIK RIZA AÇIKLAMASI

Şirket tarafından ilke olarak ilgili kişilerin açık rızalarına başvurma yönteminin benimsenmesi arzu edilmektedir. İşbu Politika’da belirtilen işleme amaç ve şartları dikkate alındığında, kanuni istisnalar kapsamına giren veri işleme şartları bakımından ilgili kişilerin rızalarının alınması gereği bulunmamaktadır.

Ancak bu hal hiçbir koşulda Şirket’in istisna hükümlerinden yararlanmayacağı ve/veya her durumda açık rıza alma yolunu seçeceği şeklinde yorumlanmamalıdır.

8. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN BİLGİLER

Kişisel Verilerin Elde Edildiği Kanallar

Şirketimiz kişisel verileri temelde aşağıdaki kanallardan elde etmektedir:

• Organizasyon, etkinlik, konferans katılımcı ve davetlileri,
• SMS, e-posta, telefon,
• İnternet sitesi, çerezler (cookies) ve benzer takip teknolojileri,
• Faks,
• Posta, kargo ya da kurye hizmetleri,
• Diğer fiziki ve elektronik ortamlar.

Teknolojik gelişmelere bağlı olarak Şirket tarafından yukarıdaki kişisel veri elde etme kanallarına yeni eklemeler yapılabilecek ya da mevcut kanallardan bazılarının kullanılmasından vazgeçilebilecektir. Böyle durumlarda da şeffaflığı ve hesap verilebilirliği korumak adına Politika’nın güncellenmesi yoluyla kullanılan kanalların doğru bir şekilde ifade edilmesi sağlanacaktır.

9. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

Şirket, kişisel verilerini işlemekte olduğu veri sahiplerinin kişisel verilerini elektronik ve fiziki ortamlarda gerekli teknik ve idari güvenlik tedbirlerini alarak saklamaktadır. Kişisel verilerin saklama süresi ilgili mevzuatta belirlenen süreler dikkate alınarak hesaplanmaktadır.

KVKK’da yer alan kişisel veri işleme şartlarının varlığını ortadan kaldıracak şekilde kişisel veri işleme amaçlarının sona ermesi halinde, Şirket tarafından kişisel veriler imha edilecektir. Söz konusu imha işlemleri ilgili mevzuatın hükümlerine uygun olarak 6 aylık periyotlarla re’sen gerçekleştirilmekte veya veri sahiplerinden gelen taleplerin yerinde bulunması halinde neticeye bağlanmaktadır. Mevzuat gereğince Şirket, ilgili kişinin silme ve/veya yok etme taleplerini, mevzuatta başkaca bir süre öngörülmediği takdirde en geç 30 gün içinde yerine getirerek ilgili kişiyi bilgilendirecektir.

Kişisel verilerin imhası ile ilgili tutanaklar Şirket tarafından 3 yıl süre ile saklanacaktır. Özel mevzuatlarda öngörülen süreler saklı olup, KVKK ve ilgili mevzuatta yapılan değişiklikler sebebiyle buradaki sürelerin değişmesi durumunda söz konusu güncel süreler uygulanacaktır.

Şirket tarafından silme, anonimleştirme ya da yok etme imha teknikleri kullanılmaktadır.

10. AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ

KVKK’nın 10. maddesi uyarınca Şirket, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında aşağıdaki bilgileri ilgili veri sahiplerine sunarak KVKK’da bahsedilen aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirecektir:

• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
• İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
• KVKK’nın 11. maddesinde sayılan diğer haklar.

Şirket, faaliyetlerini yürütürken aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla uygun aydınlatma metinleri hazırlamakta ve bunları ilgili kişilere sunmaktadır.

11. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN TEDBİRLER

Şirket, işlemekte olduğu kişisel verilerin gizliliğinin ve güvenliğinin sağlanması konusunda gereken her türlü makul dikkat ve özeni göstermektedir. Şirket, veri gizliliğinin ve güvenliğinin sağlanması için gereken teknik ve idari tedbirleri makul düzeyde almaktadır. Söz konusu idari ve teknik güvenlik tedbirleriyle birlikte kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin uygun güvenlik düzeyinde muhafaza edilmesi hedeflenmektedir.

Şirket, kişisel verilerin kendi adına başka bir gerçek veya tüzel kişi (veri işleyen) tarafından işlenmesi hâlinde, yukarıda belirtilen tedbirlerin ilgili veri işleyenler tarafından da alınması için gerekli tedbirleri alacaktır.

Kişisel verilerin üçüncü kişiler tarafından hukuka aykırı olarak ele geçirilmesi halinde Şirket, ilgili mevzuat hükümleri uyarınca veri sahiplerine, Kurul’a ve diğer ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına bildirimde bulunacaktır.

Kişisel verilerin güvenliğine ilişkin tedbirler alınırken Kurul tarafından yayımlanmış olan Kişisel Veri Güvenliği Rehberi (Teknik ve İdari Tedbirler) ve Kurul kararları göz önünde bulundurulmaktadır.

İdari Tedbirler

• İş süreçleri üzerinde risk analizlerinin gerçekleştirilmesi,
• Kişisel veri envanterlerinin oluşturulması,
• Bilgi güvenliği politika ve prosedürlerinin işletilmesi,
• Bilgisayar vb. araç gereçlere yetkisiz erişimlerin önüne geçmek adına söz konusu araç ve gereçlerin yalnızca yetkili kişilerce kullanılması,
• Şirket içi ya da bağımsız denetimler ile faaliyetlerin gözden geçirilmesi.

Teknik Tedbirler

• Sızma testleri ile Şirket bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.
• Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak izlenmektedir.
• Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile kurumsal aktif dizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığıyla yapılmaktadır.
• Sistemler üzerinde yazılımsal değişiklik ve/veya güncelleme yapılacağı zaman denemeler test ortamında yapılmakta, varsa güvenlik açıkları tespit edilerek gerekli tedbirler alınmakta ve değişikliğe son hali bu işlemlerin ardından verilmektedir.
• Şirketin bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
• Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için donanımsal (sistem odasına sadece yetkili kişilerin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlerle ilgili teknik kontroller yapılmaktadır.
• Şirket içerisinde erişim prosedürleri oluşturularak kişisel verilere erişim ile ilgili raporlama ve analiz çalışmaları yapılmaktadır.
• Şirket, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurul’a bildirmek için Şirket tarafından buna uygun hazırlık çalışmaları yapılmıştır.
• Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
• Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.
• Şirket internet sayfasına erişimde güvenli protokol (HTTPS) kullanılmakta ve iletişim SHA-256 bit RSA algoritmasıyla şifrelenmektedir.
• Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politika belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmış ve bu kişilerle gizlilik taahhütnameleri imzalanmıştır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği elektronik ortamlar kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmekte, kriptografik anahtarlar güvenli ortamlarda tutulmakta, tüm işlem kayıtları loglanmakta, ortamların güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta/yaptırılmakta ve test sonuçları kayıt altına alınmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamlarda yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenlik sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
• Özel nitelikli kişisel verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmaktadır. Taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır.
• Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir.
• Kâğıt ortamı yoluyla aktarım gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizli” formatta gönderilmektedir.

12. ÇEREZLER ÜZERİNDEN TOPLANAN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Şirketimiz çerezleri, internet sitemizin işleyiş biçimini ve kullanımını geliştirmeye yönelik olarak kullanmakta ve dijital platformlarımızda geçirdiğiniz vakti daha verimli ve keyifli hale getirmeye çalışmaktadır.

Ayrıca internet sitemizde yaptığınız tercihleri hatırlamaya yönelik bazı çerezlerden yararlanmakta ve bu sayede size geliştirilmiş ve tercihlerinize yönelik kişiselleştirilmiş bir deneyim sağlamaktadır. Dijital platformlarımızda yer alan çerezler üzerinden kişisel verileriniz işlenmekte ve aktarılmaktadır.

Şirketimiz tarafından KVKK’nın 12. maddesine uygun olarak, çerezler üzerinden toplanan kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

Ayrıntılı bilgi için www.ikore.com.tr bağlantısını kullanarak çerez politikamıza erişebilirsiniz.

13. VERİ İŞLEYENLERİN DENETİMİ

Şirket, veri işleyenlerini dikkatli seçmekte, veri işleyenlerin KVKK uyumlarını yerine getirmesini iş süreçlerinin bir şartı olarak sunmakta ve belirli aralıklarla veri işleyenlerin KVKK uyum durumunu sorgulamaktadır. Bu kapsamda Şirket, veri işleyenlerle gerekli sözleşme ve taahhütnameleri imzalayarak uygulanmasını takip etmekte, şartları sağlamayan veri işleyenlerle akdi ilişkisini sonlandırmaktadır.

14. VERİ SORUMLUSU KİMLİĞİ

Bu Politikanın kapsamına giren her türlü kişisel veri işleme faaliyeti için veri sorumlusunun kimliğine ilişkin bilgiler aşağıda verilmektedir.

Veri Sorumlusu	MT GLOBAL KOZMETİK SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
Marka	IKORE
MERSİS No	0623190719300001
Adres	Cevizlidere Mah. 1243 Sk. Kezban Candaş Apt. No: 1 İç Kapı No: 4 Çankaya/Ankara
Vergi Dairesi / No	Başkent Vergi Dairesi Müdürlüğü / 6231907193
Ticaret Sicil No	Ankara – 480546
Telefon	0506 693 60 14
E-posta	info@ikore.com.tr
İnternet Sitesi	www.ikore.com.tr

KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

Amaç

İşbu politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in 5. ve 6. maddelerinde öngörülen yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi ve kişisel verilerin imha usul ve süreçlerinin açıklanması amacıyla hazırlanmıştır.

Kapsam

Bu politika, MT GLOBAL KOZMETİK SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ile bağlantılı tüm tarafların otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla, elektronik ortamda ya da basılı dokümanlarla işlenen tüm kişisel verileri kapsamaktadır.

Tanımlar

Terim	Tanım
Açık Rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.
Şirket	MT GLOBAL KOZMETİK SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
Çerez (Cookie)	Kullanıcıların bilgisayarlarına yahut mobil cihazlarına kaydedilen ve ziyaret ettikleri web sayfalarındaki tercihleri ve diğer bilgileri depolamaya yardımcı olan küçük dosyalardır.
İlgili Kullanıcı	Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
Anonim Hale Getirme	Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Kişisel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Periyodik İmha	Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Veri İşleyen	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri Kayıt Sistemi	Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
VERBİS	Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi.
Veri Sorumlusu	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

Kayıt Ortamları

Kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Elektronik Ortamlar	Elektronik Olmayan Ortamlar
Sunucular (etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım vb.)	Kâğıt
Yazılımlar	Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, başvuru formları, ziyaretçi giriş defteri vb.)
Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.)	Yazılı, basılı, görsel ortamlar
Kişisel bilgisayarlar (masaüstü, dizüstü)
Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
Optik diskler (CD, DVD vb.)
Çıkartılabilir bellekler (USB, hafıza kartı vb.)
Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

Uygulama

Şirket, verilerin işlenmesinde KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen ilkeleri ve 12. maddesi gereği alınması gereken tedbirleri göz önünde bulundurarak işlem yapar. Kayıt saklama ortamları, elektronik veriler için bilişim sistemi sunucuları, uygulamalar, kurumsal bilgisayar ve depolama ortamları; basılı dokümanlar için ise ofisler ve arşivlerdir.

Saklamayı Gerektiren Sebeplere İlişkin Açıklamalar

İlgili kişiye ait veriler, Şirket tarafından faaliyetlerinin sürdürülebilmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi ve iş ortakları ile süreçlerin işletilebilmesi amacıyla fiziki veya elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde, KVKK ve ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanır.

Saklamayı gerektiren hukuki sebepler aşağıdaki gibidir:

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu,
• 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun,
• 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun,
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler.

Ayrıca kişisel veriler;

• Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
• Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması,
• Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
• Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketin meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
• Kişisel verilerin Şirketin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması

hukuki sebepleri ile de saklanmaktadır.

Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar:

• Kurumsal iletişimi sağlamak,
• Şirket güvenliğini sağlamak,
• İstatistiksel çalışmalar yapabilmek,
• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek,
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak,
• Şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek/tüzel kişilerle irtibat sağlamak,
• Yasal raporlamalar yapmak,
• Müşteri hizmetleri süreçlerini yönetmek,
• İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü yerine getirmek.

İmhayı Gerektiren Sebeplere İlişkin Açıklamalar

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde kişisel veriler veya özel nitelikli kişisel veriler Şirket tarafından re’sen yahut ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

• KVKK’nın 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması,
• Açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde ilgili kişinin rızasını geri alması,
• Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ortadan kalkması,
• Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• İlgili kişinin, hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi ya da Kurul’un gereğinin yapılması yönünde karar vermesi.

Uygulanan Teknik ve İdari Tedbirler

Şirket, bünyesinde KVKK’nın 7. ve 12. maddeleri göz önünde bulundurularak veri saklamada ve imhada teknik ve idari tedbirler alır. Bu tedbirler, işbu Politika’nın 11. maddesinde yer alan “İdari Tedbirler” ve “Teknik Tedbirler” başlıkları altında sayılan tedbirlerin tamamıdır.

Veri Silme, Yok Etme ve Anonim Hale Getirme

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda Şirket tarafından kendiliğinden veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Bu hususta ilgili kişi tarafından Şirket’e başvurulması halinde:

• İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılır ve ilgili kişiye bilgi verilir,
• Talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilir ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilir,
• Durum, şartlar ve mevzuat gereği ilgili kişinin talep ettiği imha usulünün yerine başka bir imha usulünün kullanılması gerekmekteyse, durum ilgili kişiye verilecek cevapta açıklanarak kullanılması lazım gelen usul ile imha gerçekleştirilir,
• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep veri sorumlusunca KVKK’nın 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

İlgili kişinin KVKK’nın 11. maddesinde gösterilen hakları kapsamında yaptığı başvurularda verilecek cevaplar ücretsiz olarak karşılanır. Cevabın ücretsiz verilmesi temel ilke olmakla birlikte, verilecek cevabın ayrıca bir maliyet gerektirmesi durumunda Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 7. maddesinde gösterilen ücretler Şirket tarafından ilgili kişiden talep edilebilecektir. İlgili madde şöyledir:

Ücret — MADDE 7: (1) İlgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. (2) Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde veri sorumlusu tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.

Kişisel Veri Silme

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler: Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veri tabanı yöneticisi hariç diğer ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, evrak arşivinden sorumlu kişi hariç diğer ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.

Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler: Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

Kişisel Veri Yok Etme

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler yakılarak veya kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde öğütülerek yok edilir.

Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler: Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler eritilmek, yakılmak veya toz haline getirilmek gibi yöntemlerle fiziksel olarak yok edilir. Ayrıca manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

Kişisel Veri Anonimleştirme

Şirket’te anonimleştirme için verinin bulunduğu ortam ve işleme türüne göre değişken çıkarma, gürültü ekleme ve mikro birleştirme yöntemlerinden biri kullanılır.

Değişken Çıkarma: Toplanan verilerin bir araya getirilmesinden sonra oluşturulan veri setindeki değişkenlerden “yüksek dereceli betimleyici” olanlar çıkarılarak mevcut veri seti anonim hale getirilir.

Gürültü Ekleme: Özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar eklenerek veriler anonim hale getirilir.

Mikro Birleştirme: Tüm veriler ilk olarak anlamlı bir sıraya dizilerek (büyükten küçüğe gibi) gruplara ayrılır, grupların ortalaması alınarak elde edilen değer mevcut gruptaki ilgili verilerin yerine yazılarak anonimleştirme sağlanır.

Veri Saklama ve İmha Süreleri

Veri saklama ve imha süreleri kişisel veri envanterinde detaylı olarak gösterilir. Kişisel veriler, saklama şartlarının ortadan kalkması üzerine, ilgili kişinin talebi ile veya süresinin gelmiş olması durumunda periyodik imha süresinde Şirket’in uygun göreceği imha usulü ile imha edilir. Yönetmeliğin 11. maddesi gereğince Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre Şirket’te her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

Sorumluluk

Şirket yetkilileri; Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, sürekli denetim ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla, kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında gerekli tüm işlemleri yerine getirir.